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Circolare relativa alle modalità di acquisto

In seguito all’introduzione della recente normativa relativa alla spending review (DL n. 52/2012 , DL 95/2012 e legge di stabilità L228/12), volta a ridurre la spesa e a garantire la trasparenza delle procedure, l’Ateneo è obbligato, per l’approvvigionamento di beni e servizi (di qualsiasi importo), a utilizzare i seguenti strumenti:
•    Convenzioni (Consip, Intercent-ER, Unibo)
•    Mercato Elettronico.

I Dipartimenti saranno soggetti a controlli stringenti e le violazioni dell’obbligo di approvvigionarsi attraverso i suddetti strumenti di acquisto costituiscono illecito disciplinare e sono causa di responsabilità amministrativa.

Non è pertanto più possibile effettuare acquisti in forma autonoma per materiale di consumo, attrezzature, software e servizi, chiedendone poi il rimborso su propri fondi di ricerca.

La nuova modalità di acquisto avverrà secondo la seguente procedura:

1.    RICHIESTA DI PREVENTIVO


Il docente titolare di fondi, interessato a fare un acquisto, deve trasmettere la propria richiesta, a seconda della tipologia, a uno dei seguenti indirizzi di posta elettronica:

Tipo di acquistoE-mail a cui trasmettere la richiestaNote
Acquisti Attrezzature
(computer, stampanti e materiale informatico inventariabile, etc)
lilec-acquistiattrezzature@unibo.it
Servizi
(facchinaggio, manutenzione, etc)
lilec-acquistiservizi@unibo.it
Acquisti Materiale di Consumo
(toner, cartucce di inchiostro, articoli di cancelleria non di uso comune o in quantità rilevanti)
lilec-acquisticonsumo@unibo.it In relazione a toner e cartucce, si prega di indicare con precisione il modello della stampante e il codice del toner/cartuccia da acquistare
Acquisti Software
(licenze Microsoft, Adobe etc)
lilec-acquistisoftware@unibo.it


2.    VERIFICA DEI FONDI

L’ufficio preposto provvederà a fornire al richiedente una stima del costo relativo al preventivo richiesto.
Se il docente rileva di non avere i fondi sul capitolo congruo (es. materiale di consumo, attrezzature etc) deve richiedere via mail a chiara.albericci@unibo.it una variazione di bilancio, quantificando l’importo e indicando il capitolo da cui vanno decurtati i fondi e il capitolo che va rimpinguato.


3.    RICHIESTA DI ACQUISTO

Dopo aver individuato il prodotto idoneo, il docente titolare dei fondi deve finalizzare la richiesta di acquisto, compilando il modulo on-line che si trova all’indirizzo
http://www2.lingue.unibo.it/acquisti
inserendo le credenziali di accesso per i servizi interni del sito di Dipartimento (ordine libri, verbali del Consiglio, ecc.)


Per garantire il massimo risparmio, sarà cura della scrivente amministrazione effettuare gli acquisti di comuni articoli di cancelleria mediante ordini globali, evitando antieconomici frazionamenti.
I costi a carico dei docenti saranno calcolati sulla base del reale utilizzo dei materiali.
Ad esempio:
•    Carta
Quando il docente ritira in portineria la carta, si calcolerà il costo in base al numero delle risme e si effettuerà la corrispondente variazione sui fondi di ricerca.
•    Materiale per didattica
Al momento della consegna verrà imputato al docente il costo degli oggetti (fogli protocollo, pennarelli, buste etc); nel caso dei CEL il costo del materiale ritirato viene addebitato sui fondi di ricerca del responsabile didattico.

Si evidenzia che per ragioni tecnico-economiche i tempi di espletamento dell’acquisto mediante la nuova procedura saranno maggiori rispetto al passato. Pertanto, per evitare disservizi, è opportuno programmare adeguatamente i propri acquisti.

Si consiglia ad esempio:
•    di avere sempre un toner di scorta;
•    di richiedere con congruo anticipo materiali di cancelleria che risultino specifici (cartelline per convegni…) o in quantità rilevanti.